主婦の書類管理&ファイリング方法を徹底解説!

どうも、キャナナです。

書類管理って結構難しいですよね。どういう軸でまとめて、どういう方法で整理していくのか。ここが決まらなければ始まらないので、最初の段階で効率のいい方法を考えなくてはなりません。

いろんなジャンルの膨大にある書類の中で、どれをどう整理していけばいいのか・・

各家庭によっていろいろと内容は変わってくるとは思いますが、今回はわたしが日々どのように書類を管理しているのかをすべて紹介したいと思いますので、少しでも参考になれば幸いです。

これがうちのファイルたちです。

カラーボックスを並べて本とかファイルを収納しているんですが、ケチケチと100均で買っているため、種類がバラバラで全然美しくないですね・・笑

おしゃれにキメたいなら、無印良品とかで一式そろえるのをおすすめします。。

ではまずはじめに

1.ファイルの種類を把握する

まずは、どんなファイルがあるのかを知るところからはじめましょう。ファイルならだいたいこの3タイプになるかなと思います。

クリアポケットタイプ

透明のポケットが元からくっついているファイルですね。20ポケットとか40ポケットとかが多いです。
このタイプは、これ以上増えていかないような書類の管理に向いています。または、増えるとしても年に1度とかペースの遅いものなどもいいでしょう。1つのポケットにもわりとたくさん書類が入るのでとっても使いやすいファイルです。

100均でも手に入りやすいので、値段も安くすみます。

2穴タイプ

Dリング式とか、Oリング式とか、フラットファイルとかいろいろありますが、要は書類にパンチで2穴をあけてとじるタイプのファイルです。

ただ、いちいち書類に穴をあけるのが面倒だし、書類にも穴はないほうがいいので、わたしはこのタイプのファイルは使ってません。100均にも売っていて2穴ファイルは安いんですけどねー。

このタイプを使うのであれば、納品書とか明細書とか、あまり重要ではない書類でかつ、毎日のように数が増えていくようなものに向いています。

2穴タイプであれば、1年分貯まったらがばっと全部ファイルから外して、ヒモで綴じたりということも可能です。

ヒモの代わりにこんなのもあります。100均で売ってます。

30穴タイプ

30穴タイプはリフィル専用になるのですが、リフィルもしっかり固定できて、数も自由に増やせるのでおすすめです。クリアポケット型の増やせるバージョンといった感じ。

リフィルというのはこういうものです

また、リフィルのいいところはいろんな形があるところです。

たとえば、

CDが収納できるものや

名刺が入れられるもの

マチつきで分厚い冊子も入れられるものなど。

用途に合わせていろいろなリフィルを組み合わせることが可能です。

正直この30穴ファイル+リフィルが最強なんですが、ちょっと値段が高くなるのがネック。

100均でも薄いものは売っていますが、あまり薄いと量が入らないし、バインダーのロックの作りが甘いものも多いので、すぐにリフィルが外れてしまったりします。

30穴ファイルを買うなら、「キングジム」などのちゃんとした文具メーカーのものをそろえるのがおすすめです。

2.カテゴリー分けをする

次に、すべての書類を把握してから、すぐに捨てずに残したい書類を選別し、どれをどうまとめるのがわかりやすく管理しやすいかを考えます。

つまり、どの軸でカテゴリー分けをするのかということになるんですが、軸としてはこの2パターンになるかなと思います

契約書、請求書、納品書、明細などの軸で分ける

これは「契約書」というくくりで、スマホから保険から銀行からいろんな契約書類をファイリングするというやりかたです。

このデメリットとしては、たとえばスマホのことを調べたい場合、過去の請求については「請求書ファイル」、明細は「明細書ファイル」、契約については「契約書ファイル」という風に、同じスマホのことでもいろんなファイルを開かなくてはいけない点です。

スマホ、保険、銀行などの軸で分ける

これは「スマホ」というくくりで、スマホ関係の書類一式(契約書、請求書、明細書、パンフレットなど)をファイリングするというやりかたです。

このデメリットとしては、たとえばクレジットカード明細など、スマホも保険も光熱費もいろんなジャンルの明細が1枚の書類にまとまっている場合、分けにくいという点です。

なので、わたしのおすすめの分け方はこれです。

請求書以外
⇒各ジャンルごとのファイル(スマホ、保険、銀行など)

 

請求書(明細書)関係
⇒請求書(明細書)ファイル

クレジットカード明細など、いろいろな請求がまとまっているものは、やはり独立して管理しないといちいち振り分けていられませんし、家計簿を記入する際にも必要ですから、支払い関係の書類はその他の契約書やパンフレットなどとは別で、独立したファイルで管理するのがおすすめです。

逆に請求書以外の書類は、普段そんなに見ることもないと思いますので、わかりやすくジャンルごとにファイルを作り、関係書類はすべてそこに入れておくと何かあったときに調べやすくて便利だと思います。

3.書類の形状・パターンを把握する

最後に書類の形やパターンを考えましょう。

たとえば、

・大きさはどのくらいか?
・どんな形状をしているか?
・どのくらいのペースで増えていくのか?
・これ以上増えないものか?

などからファイルを選ぶ必要があります。

すべてはがきサイズなのであれば、はがきファイルがベストだし、A3くらいの大きなものであればそれ用のファイルが必要になります。

毎日増えていくものであれば、1枚1枚クリアポケットにいれてられないので、穴をあけてまとめて綴じるほうがいいかもしれないし、逆にこれ以上増えない書類なのであれば、クリアポケットにいれっぱなしがいい。

これから同じものが年度別に何冊も増えていくのなら、ファイルの種類も統一しておいたほうがデザインがそろってわかりやすい。

などなど。

先ほど考えたジャンル分けを踏まえて、実際にその書類はどのようなファイルに綴じていけば保存しやすいのかを考え、それに合わせてファイルを購入するようにしましょう。

ここまできちんと考えられれば、あとは機械的に振り分けていくだけなので簡単です。

では、実際にわたしはどのようなファイルを作っているのかを紹介します。

ファイルの分け方の例

かなり種類が多いので、いくつかをまとめて一つのファイルにしてもいいですし、特に保管しておく必要のないものも中にはあるので、そういうのは思い切って捨ててしまってもかまいません。そのへんは好きに調整してください。わたしはいろいろとファイルを作るのが好きなので、こんな感じになってます。

保険ファイル

契約時のパンフレットや約款やっかんが厚めの冊子さっしになっているので、普通のクリアポケットには入りませんでした。
なので、分厚い30穴ファイルにマチ付きのリフィルでじています。

申込書や保険証券、毎年送られてくる保険内容の確認書など、保険関係の書類はすべて収納しています。

このようなインデックスで契約ごとにリフィルを仕切るとわかりやすくて便利です。
タグに「医療」「個人年金」「がん」などとテプラで貼ってます。

解約済みの契約は「解約済」というタグを最後に作っていて、リフィルごと移動させてます。リフィルタイプだと、新たに契約してもすぐに追加できるのがいいですね。

医療明細ファイル

病院に行ったとき請求書と一緒にもらう医療費明細や、薬と一緒にもらう薬の説明書、あとは健康診断などの検査結果も収納しています。

これらは1年分を引き出しにためておいて、年明けにわたしと旦那の分にわけてそれぞれホッチキスで留めてからファイルに入れています。
再生PP引き出しケース 薄型4段 オフホワイト ST6102RW
医療明細ごと、薬の説明書ごとにホッチキスで留めれば紙の大きさもある程度そろうので整理しやすいし、わたしと旦那を分けることでわかりやすくなります。

医療費の領収書は、いったん家計簿記入用のレシートと一緒に保管しておいて、家計簿に記入した時点でこの引き出しに入れるようにしています。確定申告の際に控除が受けられる可能性もあるので、年明けに一年分の医療費の総額を計算しておくといいでしょう。

また、わたしは引き出しに入れていますが、クリアファイルでもいいと思います。

インターネットファイル

家にインターネット回線を引いているので、その関連書類を収納しています。

うちはJcomというケーブルテレビ会社で契約しているので、テレビもアンテナではなくケーブルテレビで映っています。それらJcomの書類一式を入れている感じですね。

これは今後増えることはないと思いますので、クリアポケット式のファイルに入れています。

パソコン設定時のID、パスワードや、契約時の条件などがすぐに確認できるのが望ましいですね。

スマホファイル

スマホ購入時のパンフレットや月額の試算表、契約書などを収納しています。

解約する場合に違約金が発生したりするので、更新月がすぐわかるようにメモでも入れておくといいでしょう。

他にもApple IDとかau IDとか、関連するものをメモしたりしています。

銀行・クレジットカードファイル

銀行の口座開設書類や、クレジットカードの契約書類などを収納しています。

ネットバンキングのIDパスワードなどもメモしておくといいでしょう。

ただし通帳は別の場所に保管しましょうね!泥棒が入ったときにあまりにわかりやすすぎるので笑

電子マネーカードやポイントカードのパンフレット、申込書なども一緒に収納してもいいと思います。

家計簿・請求書ファイル

ここにはExcelで自作している家計簿をプリントアウトしたものと、通販の納品書や取っておきたい領収書などを収納しています。

わたしはケチってクリアポケットタイプのファイルを使っていますが、ほんとはリフィルのほうがいいと思います。

インデックスを使って「2017年度」等のタグを作って
・1年間の収支表(Excelで自作)
・1ヶ月ごとの家計簿(Excelで自作)
・1年分の納品書・領収書
の順で綴じています。

年間の収支表を作るのは特におすすめですよ!
年間を通して赤字だったのか黒字だったのかをきちんと知るのはとっても大事なことですし、うちは毎年この収支表を手に家族会議を開いて、去年はこうだったから今年はこうしていこう!と話し合っています。

普段の家計はすべてわたしが管理していて、旦那はノータッチなのですが、年に1度はこのように情報を共有し、現状を報告するようにしています。

犬ファイル

飼ってるトイプードルに関する書類をすべて収納しています。

血統書やマイクロチップの登録書、ワクチン接種の証明書などですね。

あと今は加入していませんが、以前加入していたペット保険の契約書も。

ペットに保険は必要ない!?その理由をお話しします

国民年金ファイル

たまに確認書類が届きますよね?それを収納してます。

国民年金についてはわたしもまだ全然勉強してないので、いくらもらえるのかとかそのへん全然わかってないんですが、とりあえず今はちょくちょく届く年金関係の書類をなんとなくファイルに入れて置いてます。

行政関係ファイル

住民票や戸籍謄本の控えや、婚姻届けのコピー、マイナンバーなど、行政関係の書類を収納しています。

市役所がらみのパンフレットとかも。

そんなに数はないんですが、カテゴリー分けしにくい書類なので、独立してファイルを作ってます。

給与明細・税金ファイル

給与明細と、年末調整・確定申告の控え、住民税などの領収書を保管しています。

給与明細は毎月もらうので、そのたびにファイルを開けると手間になるため、1年分たまるまではクリアファイルに挟んでいます。そして1年分たまったらホッチキスで留めて年末調整書類と共にクリアポケットへ。

年末調整の書類を会社に提出する前にコピーを取っておくと、翌年の記入がはかどって便利です。医療保険とか地震保険とか住宅ローン控除とか、去年の書類と見比べることで抜けが防げます。

クレジットカード明細・ネット銀行ファイル

カード明細はもともと家計簿ファイルに綴じていたんですが、カードの枚数が増えたのと、ネット銀行の口座も増えたので、パソコンで毎月印刷しなきゃいけない明細はこのファイルにまとめることにしました。

ネット銀行って便利なんですけど通帳がないので、いちいち印刷しなきゃだめなのが面倒ですよね。
カードの明細も最近は紙を郵送してくれなくなったので、毎月印刷してます。

このへんはEvernoteで管理するほうが効率いいかなーとは思ってるんですけどね。今のところは紙で保管してます。

Evernote(エバーノート)でできることと主婦の活用例まとめ

観光ファイル

わたしはめったに旅行に行かないので、あんまり綴じるものもないんですが、旅行に行ったときのパンフレットとかチケットとか思い出の品を一応保管してます。

たまに開くとなつかしくて楽しいです。

一時的な特別ファイル

あとは一時期だけのイベント用のファイルですね。
特に残しておかなくてもいいんですが、これも思い出としてファイルで保管しています。

結婚式ファイル

式場のパンフレット、席次表、招待客一覧、メニュー表、招待状、流した音楽一覧、引き出物一覧などなど、結婚式に関する書類を一式収納しています。

たくさん打ち合わせをしたので思い出がいっぱいです。友達から相談を受けたときなどにも参考に見せられますし、こういう書類はずっと置いておきたいなぁと思います。

新築ファイル

これも結婚式同様、思い出に保管しています。

注文住宅を購入したので、間取りの打ち合わせ書類もたくさんあるし、謄本や公図、売買契約書などの重要な書類もたくさんあります。
すまい給付金や住宅エコポイントなど家関係の申請書類の控えも保管しています。住宅ローンも別冊でファイルを作っていますね。

やることファイル置き場

最後がこちら。

やらなければならないことをクリアファイルにはさんでおき、それをトレーに積み重ねています。

下の段は空のクリアファイル。
上の段はやることごとにクリアファイルにはさんだものです。
下の段からサッとファイルを取り出して、書類を挟んで上にポーンとおきます。

これはタスク化といって、事務で働いていたときからやっていた名残で今もこのようにタスク管理をしています。

『Todoist』で毎日やることをタスク化して管理しよう!

やるべきことをやり終えるまではこのトレーに残るので、やり忘れることがなく確実に実行できます。

写真の一番上のファイルの中身は、飼っている犬のかかりつけの病院からのフィラリア予防の薬買いに来てねという案内です。薬を飲ませるのは5月からなので、それまでまだ1ヶ月ちょっとあるのでトレー保管中。このタスクが終われば、「犬ファイル」のほうに書類を移動させたりします。

という感じで、
とりあえずの書類の保管場所というものを作っておくと、机の上に書類が散乱したりということがなくなるのでかなりおすすめですよ!

クリアファイルは買っても安いですし、あちこちでもらいますよね。それらにとりあえずサッとはさんでおいて、時間のあるときにまとめて整理するようにしてます。

ファイリングのおすすめグッズ

あと、ファイリングで大活躍するのがテプラ系のシールです。これはまじで一家に一台あると便利です。

わたしが使ってるのはこれ

わたしは安かったのでとりあえずこれを買っちゃったんですが、パソコンから印刷できるものや、デザインがかわいいものなどいろいろあります。

 

ほんとはこれが欲しい。。

ファイルの背表紙にこのシールを貼ればわかりやすく、手書きよりもキレイなのでおすすめです。ファイル以外にも、引き出しとか整理ボックスとか調味料ボトルなんかにも使えますし、子供の文房具の名入れなどにもおすすめです!

 

ということで
かなり長くなってしまいましたが、これがわが家の書類管理のすべてです。

中には「別に保管しなくてもいいんじゃ・・?」という書類も多いのですが、ファイリングするのが好きなのでいろいろと置いてしまってます。。ほんとは必要のないものは捨てたほうがいいんですけどね。

まぁそのへんの取捨選択はそれぞれにまかせるとして、だいたいどんな感じでファイルを作っているのか、書類を管理しているのかはわかりましたでしょうか?

最初はどうファイルを分けようかとか悩むんですけど、一度決めてしまえばあとは機械的に整理できるので楽です。ぜひ自分にぴったりの分け方を見つけてみてください☆

では今日はこのへんで!

またーノシ

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