『Todoist』で毎日やることをタスク化して管理しよう!

どうも、キャナナです。
今回は「日常のタスク化」についてお話ししたいと思います。

タスク化というのはやることを項目に分け、リストアップして見える化することです。

スケジュール帳に書く予定も言わばタスク化です。
ただ、スケジュール帳の予定は日付の軸で振り分けたタスクですが、買い物リストやToDoリスト、毎日の習慣など、項目別にリストアップすることを、今回は「日常のタスク化」としています。

日付別⇒スケジュール管理

項目別⇒タスク管理

タスク化は仕事の効率化においてよく取り上げられる方法ですが、仕事に役立つのはもちろん、日常のすべてにおいて様々なメリットがありますので、ぜひ日常でも取り入れてみて欲しいなと思います。

タスク化によるメリット

1.忘れず確実に達成できる

忙しくてあれもこれもとなると絶対忘れてはいけない大事なこともつい忘れてしまうこともありますよね。
しかし、しっかりとタスク化し、リストアップしておけば忘れるリスクを防げます。

2.脳のエネルギーの節約になる

人間の脳は忘れやすくできていますから、忘れないためには何度も思い返したりしなくてはならず、無事にやり遂げるまでは脳は気が抜けません
でも、リストに書き出してしまえば安心して脳は忘れることができますので、脳への負担が減り、その分なにか他のことを考える余裕も生まれるでしょう。

3.やるべきことが明確になる

大きなタスクなどは、ざっくりと「やらなきゃな~」と思ってるだけで、実際何と何と何をやらなければならないのか、細かいところはぼやっとしていたりします。
やるべきことがぼやけていると、いざやろうと思ったときに思ったより時間がかかる作業があって間に合わなかったりということもあるかもしれません。
大きなタスクはタスクを細分化し、やらなければならないことを具体的に落とし込むことで、全体像と実際の作業が明確になり、計画が立てやすくなります。

たとえば
ホームパーティの準備では、メニューはどうするか、食器は足りるか、買い出しは何が必要か、連絡は行き届いているかなどなど、実際にやることはたくさんあります。

4.めんどくさいことも1歩が踏み出しやすくなる

大きなタスクは達成するまでにやることが多く、めんどくさくなってつい後回しにしがち。
でもタスクを細分化すれば1つ1つのやることはあまり時間のかからないものになるので、「今日はこれだけやっとくか」と1歩が踏み出しやすくなります。

たとえば
大掃除だと、最終的には家全体を掃除しなくてはいけませんが、窓ふき・照明・エアコン・ベランダなど、細分化してしまえば「今日は窓ふきだけしとこうかな。」と、まだやる気が出ますね。

5.優先順位がつけやすい

あらゆるタスクを一覧にリストアップしておくと、ざっと全体が見れるのでどれを最優先にすべきかがわかりやすくなります。
子供のことも家のことも仕事のこともといろんな用事が重なってくると、とりあえず何から手をつければいいのか混乱しがちですが、一覧で確認できれば、やることがどれだけあるのかの全体量もわかるし、タスクをこなすときも重要で緊急のものから順番にこなすことができます。

タスク管理には「Todoist」がおすすめ!

 

そんなタスク管理に超便利な無料アプリがあります。

Todoist: ストレスフリーのタスク管理

Todoist: ストレスフリーのタスク管理
開発元:Doist
無料
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ToDoリストが簡単に作れるというものです。
日付で決まっている予定などはスケジュールアプリや手帳での管理がおすすめですが、それとは別にタスクリストとしてこのTodoistを併用するのがおすすめです。

Todoistでできること

・スマホ、タブレット、パソコンでデータを共有できる
・家族でデータを共有できる
・タスクを階層化できる
・優先度に合わせて色分けができる
・定期的なタスク化も可能(毎週月曜とか、10日ごとになど)
・「カルマ」という機能で目標設定も可能(1日5タスク達成するなど)
・リアルタイムでデータが同期される

PCであれば、Google chromeの拡張機能を使うことで、簡単にリストの確認とWEBページの登録ができます。⇒Google chromeのTodoist

Todoistの活用例

買い物リスト

家族でデータを共有できるので、誰でも何を買えばいいのかわかるし、買ったら項目をさっと指でスライドするだけで完了にできてリストから消えるので、ダブって買ってくることも防げます。

やりたいことリスト

【死ぬまでにやりたい100のこと】が流行ったことがありますが、そんな感じで達成したいことややりたいことをリストアップするのもおすすめです。

自分の欲望を明確にするって実はとても大事なことです。
日々の忙しさでつい自分のことは後回しになってしまいがちですが、自分はなにがしたいのか、なにが好きなのか、どんな風になりたいのか、などささいなことでもタスク化しちゃいましょう。

それらを1つ1つ叶えていくことで日々の満足感が上がり、夢や理想に近づくことができます。

アイデア帳

ふと思いついたこともなんでもTodoistにさっとメモしちゃいましょう。
こういうひらめきは忘れちゃうともったいないくらいとても良いアイデアなことも多いです。

わたしはブログの記事ネタを思いついたときはすぐにTodoistにメモしておいて、「今日は何について書こうかな~」と悩んだときはこのアイデア帳から選んで書いてます。

習慣化したいこと

Todoistには定期的にリスト化する機能があるので、タスクを完了させたとしてもまたその日時になったらタスクとして復活してくれます。

たとえば
薬の服用とか、コンタクトレンズの交換、浄水カートリッジの交換、冷蔵庫の食材の賞味期限の管理などに便利です。

日付の入力方法は公式サイトを参照ください。

・今日から3ヶ月ごと
・毎日13時
・毎年3月8日
などなど、いろんな設定ができます。

WEBサイトのブックマーク

スマホにTodoistのアプリをインストールしていると、WEBサイトを見ているときにスマホの「メニュー」の「ページを共有」→「タスクを追加」でTodoistにブックマークすることができます。

 

これはandroidスマホの場合なので、iPhoneを使っている方はちょっと表示が違うかもしれません。
共有とかシェアとか書いている項目におそらくアプリが表示されると思いますので、やってみてください。

メモアプリの「Evernote」でも同様にWEBサイトをクリップできるので、これについてはお好きな方をご利用ください。

Evernote(エバーノート)でできることと主婦の活用例まとめ

タスク管理の具体的な流れ

わたしが実際にやっている、Todoistを使ったタスク管理の具体的な流れについて紹介します。

1.頭に思い浮かんだやらなければいけないことをインボックスに追加する

Todoistには「インボックス」という、とりあえず入れておく場所がありますので、まずは分類などを気にせず、すべてをここに入れるようにしています。

わたしのスマホの場合は、スマホの画面上のツールバーに「Todoist」も設定できるので、思いついたときにサッとここからタスクを追加しています。(右から2番目のアイコン)

2.インボックスの中のタスクを消化

次に、ちょっとすき間時間のある時などにインボックスを開き、今すぐにできるタスクを消化します。

これはインボックスを開いた時点でできるものだけでOK。

外出時なら外出時にできること、家の中なら家でできること、パソコンを開いている時ならパソコンでできることをやっています。

このインボックスの確認は、できる限り多いほうがいいです。最低でも1日に1回はしたいところ。

常にどんなタスクが貯まっているのかを確認する習慣をつけると、効率よくタスク消化できるのでおすすめです。

3.すぐにできないタスクは「プロジェクト」に移動

5分くらいでできるような簡単なタスクであれば、インボックスの中で消化してしまえばいいんですけど、もっと面倒なタスクであったり、あるタイミングでしか消化できないものであったりすると、ずーっとインボックスに居座ることになるので、毎回目に入るのが邪魔ですよね。

そんな時に「プロジェクト」を使います。

これはカテゴリー分けのようなもので、タスクを自分のわかりやすいように分類するための機能です。

たとえばわたしのプロジェクトは今こんな感じなんですが、この「やること」は主にブログ関係で使ってます。

他にも、勉強になったサイトやこれからも参考にしたいサイトなどは「参考サイト」に入れておいて、必要な時に確認するために使ったり、こんな知識を増やしたいなと思ったけど、今はまだいいや。というものを置いておいたりしています。

マヨネーズとかの普通の買い物リストも作ってますね。

もうこれは自分のわかりやすい分け方でなんでも構わないので、使いやすい分類を考えてみてください。

すぐにできるタスク⇒インボックス

すぐにはできないタスク⇒プロジェクト

プロジェクトはブックマークや覚えておきたいリストなどとしても使えます。

 

このように、ただのタスク管理だけではなく、頭の中のやるべきことをすべて吐き出す感じで使うとわたしはすごくやりやすかったので、ぜひ一度やってみてください。

「なんかやらなきゃいけないことがあった気がする・・」という漠然とした不安から解放されて、頭がすごくスッキリしますよー!

 

ということで

今回は日常をタスク化することのメリットとタスク管理に超便利なアプリ「Todoist」を紹介しました。

これ使いだすと結構クセになりますよ~

一部有料会員しか使えない機能もありますが、無料の範囲内でも十分便利に使えますので、ぜひ生活に取り入れてみてください。

やるべきいろんなことが見える化されて、思考の整理にもなり、1つ1つ確実にこなしていけます。
シャーっと指で文字をスライドさせてタスクを完了にするのがちょっとした達成感があって個人的にすごく好きです。

あなたも「日常のタスク化」で毎日を快適に過ごしてみてはいかがですか?☆

ではでは
今日はこのへんで!
キャナナでした^^

 

Todoist: ストレスフリーのタスク管理

Todoist: ストレスフリーのタスク管理
開発元:Doist
無料
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