わが家の書類管理[ファイリング方法]のすべてを紹介!整理が苦手な人は参考にどうぞ

どうも、キャナナです。

今回は
実際にわたしがどのように書類を管理・ファイリングしているかをお話しします。
前回:書類の管理どうしてる?ファイリングの基本について説明するよ!

これがうちのファイルたちの一部です。

カラーボックスを並べて本とかファイルを収納してます。

ファイルの種類がバラバラなので全然美しくないですね笑

ケチケチ100均で買ってますw

見た目はちょっとあれですが、書類の整理が苦手な方、ファイリングをしたことがない方には参考になる部分もあるかと思いますので、こんな感じで管理するんだ~って感じで見てみてください。

 

まず、ファイリングで大活躍するのがテプラ系のシールです。
これはまじで一家に一台あると便利です。

わたしが使ってるのはこれ

わたしは安かったのでとりあえずでこれを買っちゃったんですが、パソコンから印刷できるものや、デザインがかわいいものなどいろいろあります。

ファイルの背表紙にこのシールを貼ればわかりやすく、手書きよりもキレイなのでおすすめです。

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主なファイル一覧

 

かなり種類が多いので、いくつかをまとめて一つのファイルにしてもいいですし、特に保管しておく必要のないものも中にはあるので、そういうのは思い切って捨ててしまってもかまいません。
わたしはいろいろとファイルを作るのが好きなので、こんな量になってますw

 

保険ファイル

契約時のパンフレットや約款が厚めの冊子になっているので、普通のクリアポケットには入りませんでした。
なので、分厚い30穴バインダーにマチ付きのリフィルで綴じています。

申込書や保険証券、毎年送られてくる保険内容の確認書などを収納しています。

このようなインデックスで契約ごとにリフィルを仕切るとわかりやすくて便利です。
タグに「医療(夫)」「医療(妻)」「個人年金」「がん」などとテプラで貼っておく。

解約済みの契約は「解約済」というタグを最後に作っていて、リフィルごと移動させてます。
リフィルタイプだと、新たに契約してもすぐに追加できるのがいいですね。

 

医療明細ファイル

病院に行ったとき請求書と一緒にもらう医療費明細や、薬と一緒にもらう薬の説明書、あとは健康診断などの検査結果も収納しています。

これらは1年分を引き出しにためておいて、年明けにわたしと旦那の分にわけてそれぞれホッチキスで留めてからファイルに入れています。

こういう引き出しというのはこういうやつ↓

再生PP引き出しケース 薄型4段 オフホワイト ST6102RW
[わたしの医療明細][わたしの薬説明書]という感じで留めれば紙の大きさもある程度そろうので整理しやすいし、わたしと旦那を分けることでわかりやすくなります。

検査結果については年別に分けずに1か所に入れて置くほうがいいかなと思います。
前回と比較もしやすいですしね。
枚数が多い場合だけ分けましょう。

医療費の領収書は、いったん家計簿記入用のレシートと一緒に保管しておいて、家計簿に記入した時点で先ほどの引き出しに入れるようにしています。
確定申告の際に控除が受けられる可能性もあるので、年明けに一年分の医療費の総額を計算しておくといいでしょう。

 

インターネットファイル

家にインターネット回線を引いているので、その関連書類を収納しています。

うちはJcomというケーブルテレビ会社で契約しているので、テレビもアンテナではなくケーブルテレビで映っています。
それらJcomの書類一式を入れている感じですね。

これは今後増えることはないと思いますので、クリアポケット式のファイルに入れています。

パソコン設定時のID、パスワードや、契約時の条件などがすぐに確認できるのが望ましいですね。

 

スマホファイル

スマホ購入時のパンフレットや月額の試算表、契約書などを収納しています。

解約する場合に違約金が発生したりするので、契約月がすぐわかるようにメモでも入れておくといいでしょう。

他にもApple IDとかau IDとか、関連するものをメモしたりしています。

 

銀行・クレジットカードファイル

銀行の口座開設書類や、クレジットカードの契約書類などを収納しています。

ネットバンキングのIDパスワードなどもメモしておくといいでしょう。

ただし通帳は別の場所に保管しましょうね!

泥棒が入ったときにあまりにわかりやすすぎるので笑

電子マネーカードやポイントカードのパンフレット、申込書なども一緒に収納してもいいと思います。

 

家計簿・請求書ファイル

ここにはExcelで自作している家計簿をプリントアウトしたものと、通販の納品書や取っておきたい領収書などを収納しています。

わたしはケチってクリアポケットタイプのファイルを使っていますが、ほんとはリフィルのほうがいいと思いますw

インデックスを使って「2017年度」とかのタグを作って
1年間の収支表(Excelで自作)
1ヶ月ごとの家計簿(Excelで自作)
1年分の納品書・領収書
などの順でリフィルを綴じていくと美しいですね~

年間の収支表を作るのは特におすすめですよ!
年間を通して赤字だったのか黒字だったのかをきちんと知るのはとっても大事なことですし、毎年この収支表を手に、うちは年明けに家族会議を開いて、去年はこうだったから今年はこうしていこう!とかいうことを話し合っています。

普段の家計はすべてわたしが管理していて、旦那はノータッチなのですが、大事なことなので年に1度はこのように情報を共有し、現状を報告するようにしています。

 

犬ファイル

飼ってるトイプードルに関する書類をすべて収納しています。

血統書やマイクロチップの登録書、ワクチン接種の証明書などですね。

あと今は加入していませんが、以前加入していたペット保険の契約書も。
参照:ペットに保険は必要ない!?その理由をお話しします

 

国民年金ファイル

たまに確認書類が届きますよね?
それを収納してます。

国民年金についてはわたしもまだ全然勉強してないので、どういう仕組みなのかとかいくらもらえるのかとかそのへん全然わかってないですw
ちょうどわたしの母親が今年60歳になるので、年金事務所から書類が届いたとか言ってたので、その機会にわたしも勉強しようかなと思ってます。

とりあえず今はちょくちょく届く年金関係の書類をなんとなくファイルに入れておいてますw

 

行政関係ファイル

住民票や戸籍謄本の控えや、婚姻届けのコピー、マイナンバーなど、行政関係の書類を収納しています。

市役所がらみのパンフレットとかも。

そんなに数はないんですが、カテゴリー分けしにくい書類なので、独立してファイルを作ってます。

 

給与明細・税金ファイル

給与明細と、確定申告の控え、住民税などの領収書を保管しています。

給与明細は毎月もらうので、そのたびにファイルを開けると手間になるため、1年分たまるまではクリアファイルに挟んでいます。

 

クレジットカード明細・ネット銀行ファイル

カード明細はもともと家計簿ファイルに綴じていたんですが、カードの枚数が増えたのと、ネット銀行の口座も増えたので、パソコンで毎月印刷しなきゃいけない明細はこのファイルにまとめることにしました。

ネット銀行って便利なんですけど通帳がないからいちいち印刷しなきゃだめなのが面倒ですよね。
カードの明細も最近は紙を郵送してくれなくなったので、毎月印刷してます。

このへんはEvernoteで管理するほうが効率いいかなーとは思ってるんですがねー。
今のところは紙で保管してます。

 

観光ファイル

わたしはめったに旅行に行かないので、あんまり綴じるものもないんですが、旅行に行ったときのパンフレットとかチケットとか思い出の品を一応保管してます。

たまに開くとなつかしくて楽しいですよー☆

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一時的な特別ファイル

 

あとは一時期だけのイベント用のファイルですね。
特に残しておかなくてもいいんですが、これも思い出としてファイルで保管しています。

 

結婚式ファイル

式場のパンフレット、席次表、招待客一覧、メニュー表、招待状、流した音楽一覧、引き出物一覧などなど、結婚式に関する書類を一式収納しています。

たくさん打ち合わせをしたので思い出がいっぱいですね笑
友達から相談を受けたときなどにも参考に見せられますし、こういう書類はずっと置いておきたいなぁと思います。

 

新築ファイル

これも結婚式同様、思い出に保管しています。

注文住宅を購入したので、間取りの打ち合わせ書類もたくさんあるし、謄本や公図、売買契約書などの重要な書類もたくさんあります。
すまい給付金や住宅エコポイントなど家関係の申請書類の控えも保管しています。
住宅ローンも別冊でファイルを作っていますね。

 

やることファイル置き場

 

最後がこちら。

やらなければならないことをクリアファイルにはさんでおき、それをトレーに積み重ねています。

下の段は空のクリアファイル。
上の段はやることごとにクリアファイルにはさんだものです。
下の段からサッとファイルを取り出して、書類を挟んで上にポーンとおきます。

これはタスク化といって、事務で働いていたときからやっていた名残で今もこのようにタスク管理をしています。
参照:「日常のタスク化」で毎日を快適に確実に効率化しよう!

やるべきことをやり終えるまではこのトレーに残るので、やり忘れることがなく確実に実行できます。

写真の一番上のファイルの中身は、飼っている犬のかかりつけの病院からのフィラリア予防の薬買いに来てねという案内です。
薬を飲ませるのは5月からなので、それまでまだ1ヶ月ちょっとあるのでトレー保管中です。
このタスクが終われば、「犬ファイル」のほうに書類を移動させたりします。

という感じで、
とりあえずの書類の保管場所というものを作っておくと、机の上に書類が散乱したりということがなくなるのでかなりおすすめですよ!

クリアファイルは買っても安いですし、あちこちでもらいますよね。
それらにとりあえずサッとはさんでおいて、時間のあるときにまとめて整理するようにしてます。

 

 

ということで
かなり長くなってしまいましたが、これがわが家の書類管理のすべてです。

ほんとは別に保管しなくてもいいんじゃ?という書類も多いのですが、ファイリングするのが好きなのでいろいろと置いてしまってます笑
ほんとは必要のないものは捨てたほうがいいんですけどね。

まぁそのへんの取捨選択はそれぞれにまかせるとして、だいたいどんな感じでファイルを作っているのか、書類を管理しているのかわかりましたでしょうか?
最初はどうファイルを分けようかとか悩むんですけど、一度決めてしまえばあとは機械的に整理できるので楽です。
ぜひ自分にぴったりの分け方を見つけてみてください。

では今日はこのへんで!
キャナナでした^^

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