書類の管理どうしてる?ファイリングの基本について説明するよ!

どうも、キャナナです。

前回は取扱説明書の管理についての記事を書きましたので
参照:「トリセツ」っていうアプリがかなり便利なのでおすすめだよ!

その流れで、その他の書類全般の管理をどうしているかも紹介しようと思ったのですが、かなり長くなりそうなので、今回はファイリングの基本的なわたしの考えだけをお話しして終わりにしたいと思います。

次回は実際にわたしがどのように書類をファイリングしているのか、具体的に解説しますね。

 

ファイルの種類を把握する

 

ファイリングにおいてまず大事なのが、適切なファイルを選ぶことです。まずはこの3タイプのファイルを知りましょう。

1.クリアポケットタイプ

透明のポケットが元からくっついているファイルですね。20ポケットとか40ポケットとかが多いです。
このタイプは、これ以上増えていかないような書類の管理に向いています。または、増えるとしても年に1度とかペースの遅いものなどもいいでしょう。
1つのポケットにもわりとたくさん書類が入るのでとっても便利なファイルです。

2.2穴タイプ

Dリング式とか、Oリング式とか、フラットファイルとかいろいろありますが、要は書類にパンチで2穴をあけてとじたり、リフィルに入れて収納するタイプですね。

リフィルとはこういうやつです

ただ、リフィルに入れてからとじる場合、2穴だとぐらついてきれいにとじれないので、あまりおすすめしません。
また、いちいち書類に穴をあけるのも面倒だし、書類にも穴がないほうがいいので、わたしはあまりこのタイプのファイルは買ってません。
2穴ファイルは安いんですけどねー。

3.30穴タイプ

30穴タイプはリフィル専用になるのですが、リフィルもしっかり固定できて、数も自由に増やせるのでおすすめです。
クリアポケット型の増やせるバージョンといった感じでしょうか。
また、リフィルのいいところはいろんな形があるところです

たとえば

CDが収納できるものや

名刺が入れられるもの

マチつきで分厚い冊子も入れられるものなど。

用途に合わせていろいろなリフィルを組み合わせることが可能です。
この30穴ファイル+リフィルが正直最強なんですが、ちょっと値段が高くなるのがネックですかね。
100均でもある程度は買えますが、特殊なリフィルはおそらく売っていないでしょう。

わたしはファイルはだいたい100均でそろえているので、クリアポケットタイプが多いです。
でも色とかメーカーとかバラバラなので、おしゃれにしたい方は無印良品とかでそろえるといいかもしれませんね。
無印良品 再生紙バインダー A4・30穴・ダークグレー

書類の種類を把握

 

次に書類のタイプ、パターンを把握しましょう。

たとえば
大きさはどのくらいか?
どのくらいのペースで増えていくのか?
またはこれ以上増えないものか?
どのくらいの期間保管するつもりか?
などからファイルを選ぶ必要があります。

すべてはがきサイズなのであれば、はがきファイルがベストだし、A3くらいの大きなものであればそれ用のファイルが必要。

毎日増えていくものであれば、1枚1枚クリアポケットにいれてられないので、穴をあけてまとめて綴じるほうがいいかもしれないし、逆にこれ以上増えない書類なのであれば、クリアポケットにいれっぱなしがいいし。

1年から3年くらい念のため保管しておきたいだけなら、3年分がちょうど入るサイズでいいし、これから何冊も増えていくのなら、ファイルの種類もシリーズものにしておいたほうがデザインがそろってわかりやすい。

などなど。

最初にきちんと適切なファイルを選ぶことで、今後の管理がぐっとラクになりますから、先ほどのファイルのタイプの特徴から、ベストなものを選びましょう。

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カテゴリー分けをする

 

書類のカテゴリーごとにファイルを分けるのが管理しやすいと思います。

どの軸でカテゴリー分けするのかが難しいところですが、軸としてはこの2種類になるかなと思います

1.契約書、請求書、納品書などの軸で分ける

契約書ファイルには、スマホから保険から銀行からいろんな契約書類をファイリングするというやりかた

2.スマホ、保険、銀行などの軸で分ける

スマホ関係の書類一式(契約書、パンフレットなど)をファイリングするというやりかた

 

ですが
わたしの実感としては請求書については1.の軸、その他は2.の軸で分けるのが管理しやすいかなと思います。
要はどのように分けておいたほうが、あとあと書類を見つけやすいかというところがポイントですね。

あなたがわかりやすければ分け方はなんでも良いのです。

 

わたしが管理しやすい分け方というのは、つまり

契約書やパンフレットなど、請求に関係のないもの
⇒各カテゴリーごとのファイル(スマホ、保険、銀行など)

請求書など家計簿に関係するもの
⇒家計簿ファイル

ということですね。

この家計簿ファイルの請求書の中には、たとえばスマホの請求書が入っていたり、保険の請求書が入っていたりするんですが、それらまでいちいちカテゴリーファイルに振り分けていては手間がかかるので、請求書関係だけは、家計簿ファイルとして一括で保管しています。

カード明細の1枚の中には、スマホも保険も光熱費も入っていたりするので、それらをそれぞれのファイルに入れようと思ったら何枚もコピーを取らなければならなくなりますからね笑

請求書については独自のファイルを作ったほうがいいと思ってます。

 

ということで

書類の管理・ファイリングをする上でのポイントはなんとなくわかりましたでしょうか?

今はEvernoteなど、スキャナでデータ化して書類を整理することもできるので、必ずしもファイリングしなければならないこともないのですが、まだまだアナログ感の抜けないわたしは、今でもファイルでいろんな書類を保管しています。

カードの明細とかも最近は郵送で紙を送ってくれないし、いちいち印刷するのも手間なので、とりあずそういうのだけでもEvernoteを使っていかなくてはなぁと思っているんですがねー。
一度ちゃんと手間をかけてルーティン化してしまわねば。

はやく一流のEvernote使いにもなりたいしなー笑
参照:Evernote(エバーノート)でできること~基本的な使い方~

デジタル管理とかまじカッコいいw

 

ではでは

今回はファイリングの基本的な考え方についてお話ししてみました。
次回は実際にわたしがどのようにして書類をファイリングしているのかを解説したいと思います。

キャナナでした^^

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